Jede E-Mail hat einige Schlüsselkomponenten.
Manche sehen Sie, manche nicht.
Wenn Sie nicht genau wissen, was eine vollständige E-Mail ausmacht, oder wenn Sie einfach sicherstellen möchten, dass nichts fehlt, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal Kontakt mit jemandem aufnehmen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.
Wir gehen die Bestandteile einer E-Mail und ihre Struktur durch, unabhängig davon, ob Sie eine geschäftliche Nachricht, eine Nachfassnachricht oder eine unaufgeforderte E-Mail schreiben.
Sie finden dort auch eine herunterladbare Checkliste, die Sie durchgehen können, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Beginnen wir mit der Struktur einer E-Mail – von oben nach unten unten.
Die 3 Ebenen jeder E-Mail
Bevor wir die einzelnen Komponenten analysieren, ist es hilfreich, das Gesamtbild zu betrachten. Jede E-Mail besteht aus drei Ebenen: einer technischen, einer tonangebenden und einer, die die eigentliche Botschaft vermittelt.
1. Umschlagschicht (Das, was Sie nicht sehen)
Dies ist, was E-Mail-Server sehen – nicht Menschen. Dazu gehören Dinge wie:
- Die IP, von der Ihre E-Mail gesendet wird
- Eine Rücksendeadresse für zurückgewiesene E-Mails
- Authentifizierungssignale wie SPF und DKIM
Sie müssen dies nicht bei jedem E-Mail-Versand konfigurieren, es ist jedoch wichtig. Wenn hier etwas nicht stimmt, landet Ihre E-Mail möglicherweise im Spam-Ordner oder wird gar nicht zugestellt.
2. Header-Ebene (Der erste Eindruck)
Folgendes wird im Posteingang einer Person angezeigt, bevor diese Ihre E-Mail öffnet:
- Von Namen
- E-Mail-Adresse
- Betreff-Zeile
- Preheader-Text
- An wen es gesendet wird (und ob jemand anderes CC'd)
Diese Angaben entscheiden darüber, ob Ihre E-Mail geöffnet, ignoriert oder als Spam markiert wird.
Relevante Artikeln:
Betrachten Sie diese Ebene als Ihre Vorschau – wenn sie nicht richtig aussieht, ist der Rest unwichtig.
3. Body-Ebene (Die eigentliche Botschaft)
Hier befindet sich Ihr Inhalt – der Grund, warum Sie die E-Mail überhaupt senden.
Es umfasst Ihre Einleitung, die Hauptbotschaft, Ihren Aufruf zum Handeln und Ihren Abschluss.
Dieser Teil hat eine Aufgabe: Machen Sie es dem Leser leicht zu verstehen, was Sie sagen und was Sie von ihm wollen. nächsten.
Jede E-Mail-Komponente (erklärt mit Beispielen und Profi-Tipps)
Nachdem Sie nun gesehen haben, wie eine E-Mail von oben nach unten aufgebaut ist, wollen wir sie in ihre Bestandteile zerlegen. Dies sind die Kernkomponenten, die Ihr Empfänger sieht – und sie alle spielen eine Rolle dabei, ob Ihre E-Mail gelesen, beantwortet oder ignoriert wird.
Lassen Sie uns sie einzeln betrachten Zeit.
1. Absendername und E-Mail-Adresse
Was es ist:
Dies wird im Posteingang als Absender angezeigt. Normalerweise handelt es sich um einen Namen und eine E-Mail-Adresse wie:
Sam von Sparkle.io – sa*@*****le.io
Warum es darauf ankommt:
Nutzer lesen den Absendernamen, bevor sie eine E-Mail öffnen. Wenn sie den Absender nicht kennen oder ihm nicht vertrauen, überspringen sie ihn eher – oder, schlimmer noch, markieren ihn als Spam.
So machen Sie es richtig:
- Verwenden Sie den Namen einer echten Person, nicht nur eine Marke
- Kombinieren Sie es mit einer professionellen E-Mail-Adresse (vermeiden Sie @gmail oder ungewöhnliche Domänen für die Geschäftsansprache).
- Formatieren Sie es wie folgt: Vorname des Unternehmens oder vollständiger Name, wenn Sie eine E-Mail alleine senden
in Bearbeitung...
Ejemplo:
Richtig: Sam von Sparkle sa*@*****le.io
Vermeiden Sie: nicht*****@**********es.com or ma*******@*******23.biz
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Senden von einer No-Reply-Adresse
- Verwendung inkonsistenter Absendernamen in mehreren E-Mails derselben Sequenz
- Senden von einer allgemeinen Adresse wie info@, es sei denn, es ist unbedingt notwendig,
2. An / CC / BCC-Felder
Was es ist:
Dies sind die Felder, die zeigen, an wen die E-Mail gesendet wird.
- Zu: Der/Die primäre(n) Empfänger
- CC: Für Personen, die die E-Mail sehen sollten, aber nichts unternehmen müssen
- BCC: Versteckte Empfänger
Warum es darauf ankommt:
Auch wenn diese Details vielleicht nur unwichtig erscheinen, verändern sie den Ton der Nachricht. Wenn Sie jemanden in CC setzen, signalisieren Sie Transparenz. Wenn Sie jemanden in BCC setzen, tun Sie dies im Stillen. Der Missbrauch dieser Informationen kann als nachlässig oder in manchen Fällen sogar als unseriös empfunden werden.
So machen Sie es richtig:
- Überprüfen Sie immer die Zu Feld – insbesondere wenn Sie einen Thread kopieren
- Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, CC sparsam – nur wenn jemand wirklich Sichtbarkeit braucht
- Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, BCC zum Senden derselben Nachricht an mehrere Personen, ohne dass die Adressen aller Personen preisgegeben werden
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Verwechseln von CC und BCC bei der Kaltakquise (dadurch werden leicht Spamfilter ausgelöst)
- Versehentliches Senden einer unaufgeforderten E-Mail an eine lange sichtbare Liste (großer Vertrauensbruch)
- Vergessen, Platzhalter oder alte E-Mail-Adressen zu entfernen
3. Betreffzeile
Was es ist:
Der Einzeiler, der im Posteingang Ihres Empfängers direkt neben Ihrem Namen.
Warum es darauf ankommt:
Es ist das Erste, was sie sehen und oft das Einzige, was sie lesen, bevor sie entscheiden, ob sie es öffnen. Eine gute Betreffzeile erregt Aufmerksamkeit, ohne zu klingen. Spam.
Wie man es richtig macht:
- Fassen Sie sich kurz (2–3 Wörter reichen normalerweise aus)
- Machen Sie es spezifisch, relevant und natürlich – keine Tricks
- Testen Sie verschiedene Stile: fragenbasiert, nutzenorientiert oder neugiergeleitet
Beispiel A/B-Test:
A: „Kurze Frage zu Ihren Einstellungsplänen für das zweite Quartal.“
B: „Sparkle.io-Verkaufsgespräch (Nicht das, was Sie denken)“
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Verwendung von GROSSBUCHSTABEN oder übermäßiger Zeichensetzung
- Zu vage sein („Nachfassen“ oder „Nur mal nachfragen“)
- Mit Schlagwörtern oder Clickbait vollstopfen
4. Preheader-Text
Was es ist:
Dies ist der kleine Vorschautext, der neben der Betreffzeile in den meisten Posteingänge.
Warum es darauf ankommt:
Dies ist Ihre zweite Chance, Kontext zu vermitteln und jemanden zum Öffnen der E-Mail zu bewegen. Betrachten Sie es als eine kurze Erweiterung der Betreffzeile, nicht als wiederholen.
So machen Sie es richtig:
- Schreiben Sie es wie einen Satz, der auf natürliche Weise vom Thema ausgeht
- Geben Sie einen klaren Hinweis auf den Inhalt
- Verwenden Sie Groß- und Kleinschreibung – es sollte sich wie ein natürlicher Gedanke anfühlen
Ejemplo:
Betreff: „Benötigen Sie Hilfe beim Onboarding?“
Vorheader: „Hier ist eine einfache Checkliste, die Ihre neuen Mitarbeiter tatsächlich verwenden werden.“
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Leer lassen (einige E-Mail-Tools tun dies standardmäßig)
- Wortwörtliche Wiederholung der Betreffzeile
- Lassen Sie einen zufälligen Text in der ersten Zeile anzeigen, etwa „Sie können diese E-Mail nicht sehen? Klicken Sie hier.“
5. gruß
Was es ist:
Die Begrüßung am Anfang Ihrer E-Mail. Denken Sie: Hallo Sarah, or sehr geehrter Team,.
Warum es darauf ankommt:
Sie gibt den Ton an. Zu lässig wirkt unprofessionell. Zu formell wirkt steif. Die richtige Anrede zeugt von Respekt und Kontext. das Bewusstsein.
So machen Sie es richtig:
- Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, Hallo [Vorname] für die meisten professionellen E-Mails
- Arbeiten jederzeit weiterbearbeiten können. Jede Präsentation und jeder KI-Avatar, den Sie von Grund auf neu erstellen oder hochladen, Hallo or Hallo abhängig von Ihrer Beziehung oder Ihrem Ton
- Für Gruppen: Hallo alle, Hi Teamden Hallo [Abteilung]
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Falsche Schreibweise des Namens einer Person (überprüfen Sie dies noch einmal)
- Vermeiden Sie die Verwendung von „Sehr geehrte Damen und Herren“ – das klingt wie ein Formbrief und gehört nicht in moderne E-Mails, insbesondere nicht in die Kaltakquise.
- Vollständiges Weglassen der Anrede (insbesondere bei unaufgeforderten oder formellen E-Mails)
6. Eröffnungssatz
Was es ist:
Ihr erster Satz nach der Begrüßung – er schafft Kontext und Schwung.
Warum es darauf ankommt:
Die meisten Menschen entscheiden innerhalb von Sekunden, ob sie weiterlesen. Ein klarer, relevanter Einstieg erleichtert es, am Ball zu bleiben. Sie.
So machen Sie es richtig:
- Erwähnen Sie einen gemeinsamen Punkt (Empfehlung, Beitrag, Unternehmen usw.)
- Für Cold-E-Mails, mit Relevanz personalisieren: eine Statistik, eine Rolle, ein aktueller Beitrag
Ejemplo:
„Ich habe gesehen, dass Sie SDRs einstellen – wir haben kürzlich einem anderen SaaS-Team geholfen, die Anzahl der Mitarbeiter doppelt so schnell zu steigern.“
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Beginnen Sie mit „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ – es ist überstrapaziert und leer
- Direkt in einen Pitch einsteigen, ohne Kontext
- Es dreht sich alles um Sie statt um sie
7. Hauptkörper
Was es ist:
Die Kernbotschaft – was Sie eigentlich versuchen kommunizieren.
Warum es darauf ankommt:
Hier liefern Sie Mehrwert. Wenn der Text zu lang, zu vage oder zu sehr auf Sie fokussiert ist, werden die Leser ihn nicht zu Ende lesen. es.
So machen Sie es richtig:
- Halten Sie es kurz – maximal 3–5 kurze Absätze
- Konzentrieren Sie sich auf eine klare Idee oder fragen Sie
- Schreiben Sie so, wie Sie sprechen: klar, direkt und hilfreich
Strukturidee:
- 1 Zeile zum Festlegen des Kontexts
- 1–2 Linien auf dem Wert/Punkt
- 1 Zeile, die zum CTA führt
Relevante Artikeln:
234 Beispiele für E-Mail-Aufrufe zum Handeln: Das Psychologie-Playbook
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Zu viel erklären – halten Sie es überfliegbar
- Verwendung von Fachjargon oder Verkaufsschlagwörtern
- Zu viele Dinge auf einmal verlangen
8. Formatierung und Visualisierung
Was es ist:
Wie Ihre E-Mail aussieht – Absatzabstand, Zeilenumbrüche, Fettdruck, Aufzählungspunkte, usw.
Warum es darauf ankommt:
Menschen lesen keine langen Textwände. Wenn Ihre Nachricht überladen oder schwer zu überfliegen ist, wird sie nicht gelesen – selbst wenn der Inhalt groß.
So machen Sie es richtig:
- Verwenden Sie Leerraum – kurze Absätze, 1–2 Sätze pro Block
- Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder Fettdruck für wichtige Punkte (aber sparsam).
- Testen Sie, wie es auf Mobilgeräten aussieht – die meisten Leute lesen E-Mails auf ihren Handys
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Lange, ununterbrochene Absätze
- Überformatierung (Fettdruck, Kursivschrift, Farben überall)
- Vergessen, auf dem Handy eine Vorschau anzuzeigen
9. Links und CTAs
Was es ist:
Ihre Call to Action – der Link, die Schaltfläche oder die Aufforderung, mit der der Leser handeln soll auf.
Warum es darauf ankommt:
Jede gute E-Mail hat einen Zweck. Wenn Sie nicht klar sagen, was der Leser tun soll, wird er nichts tun. es.
So machen Sie es richtig:
- Halten Sie es einfach und einzigartig: eine Hauptaktion
- Verwenden Sie eine einfache Sprache: „Buchen Sie einen Termin“, „Antworten Sie, wenn Sie interessiert sind“ usw.
- Verlinken Sie nur das Nötigste – kein Dumping
Beispiel-CTA:
„Wären Sie bereit für ein 15-minütiges Telefonat? Woche?"
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Den CTA in einem langen Absatz verstecken
- Verwenden Sie vage Aussagen wie „Sagen Sie mir, was Sie denken“ ohne Richtung
- Hinzufügen zu vieler Links, was Spamfilter überlasten oder auslösen kann
10. Sozialer Beweis (falls erforderlich)
Was es ist:
Eine kurze Erwähnung der Glaubwürdigkeit, wie Ergebnisse, Kundennamen, Auszeichnungen oder Statistiken.
Warum es darauf ankommt:
Es gibt dem Leser einen Grund, Ihnen zu vertrauen, insbesondere bei Kaltakquise-E-Mails oder Verkaufsgesprächen. Wenn es richtig gemacht wird, unterstützt es Ihre Botschaft, ohne Prahlerei.
So machen Sie es richtig:
- Erwähnen Sie kurz relevante Kunden, Ergebnisse oder Erfolge
- Bleiben Sie im Kontext – nicht nur mit Namen zu prahlen
Ejemplo:
„Wir haben mit Teams bei Shopify, Basecamp und Drift zusammengearbeitet, um den Onboarding-Flow zu verbessern.“
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Auflistung zu vieler Logos oder irrelevanter Namen
- Behauptungen aufstellen, ohne sie zu belegen
- Bei Cold-E-Mails: große Namen einwerfen, die nichts mit der Welt des Lesers zu tun haben
11. Abschieds- und Schlusszeile
Was es ist:
Der letzte Satz oder die letzte Phrase vor Ihrem Namen gibt den Ton an, wenn Sie bis.
Warum es darauf ankommt:
Es ist Ihr letzter Eindruck. Ein guter Abschluss wirkt natürlich, höflich und selbstbewusst. Ein schlechter Abschluss kann abrupt oder übermäßig formal.
So machen Sie es richtig:
- Halten Sie es kurz und umgangssprachlich
- Passen Sie Ihren Ton an den Rest der E-Mail an
Beispiel für eine Schlusszeile:
„Sagen Sie mir, was am besten funktioniert.“
Beispielabzeichnungen:
- Beste
- Vielen Dank
– Bis bald
– Prost (lässiger Ton)
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Überstrapazierte Phrasen wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ (insbesondere in Cold-E-Mails)
- Roboterhafte Schlussformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“, wenn sie nicht zum Ton passen
- Ich habe vergessen, überhaupt einen einzuschließen
12. Unterschrift
Was es ist:
Der Block unten enthält Ihren Namen, Titel und Kontakt Info.
Warum es darauf ankommt:
Es gibt dem Empfänger die Möglichkeit, schnell zu erfahren, wer Sie sind und wie er Sie erreichen kann. Es ist auch ein subtiles Vertrauen Signal.
So machen Sie es richtig:
- Halten Sie es einfach und leicht zu scannen
- Geben Sie Name, Funktion, Unternehmen und mindestens eine Kontaktmethode an
- Fügen Sie ein Logo oder einen Kalenderlink nur hinzu, wenn es relevant ist
Ejemplo:
Jordan Lee
Partnerschaften, Paytm
jo****@***tm.com | Paytm.com
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Überladen mit Links, Haftungsausschlüssen oder Social Icons
- Nur auf Bilder beschränken (kann blockiert oder markiert werden)
- Verwendung veralteter Informationen oder defekter Links
Relevante Artikeln:
Erfolgreiche Kaltakquise-E-Mail-Signaturen: 9 bewährte Methoden
13. E-Mail-Fußzeile
Was es ist:
Ganz unten in der E-Mail finden sich oft rechtliche Hinweise, Kontaktinformationen und die Möglichkeit, sich abzumelden. Links.
Warum es darauf ankommt:
In Newslettern, Cold-E-Mails und allen E-Mails geschickt Dies hilft Ihnen, die Einhaltung von Vorschriften wie CAN-SPAM als auch Datenschutz.
So machen Sie es richtig:
- Geben Sie den Namen und die Postanschrift Ihres Unternehmens an
- Fügen Sie einen einfachen Opt-out-Link hinzu, wenn es sich um eine Massen- oder Kalt-E-Mail handelt
- Halten Sie das Design sauber und einfach zu ignorieren, wenn es nicht benötigt wird
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt:
- Ausblenden des Abmeldelinks (kann die Zustellbarkeit beeinträchtigen)
- Vergessen der Postanschrift (gesetzlich vorgeschrieben für Marketing-E-Mails)
- Kopieren und Einfügen juristischer Standardtexte ohne ordnungsgemäße Formatierung
Nachdem Sie nun alle Teile einer gut strukturierten E-Mail kennengelernt haben, finden Sie hier eine einfache Checkliste, die Sie verwenden können, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Nehmen Sie das PDF unten zur Hand und halten Sie es griffbereit. Es erspart Ihnen Zweifel und hilft Ihnen, die kleinen Dinge zu erkennen, die durchrutschen.
Trendige E-Mail-Elemente, die Sie kennen sollten
Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie noch mehr tun, insbesondere wenn Ihre E-Mails in überfüllten Posteingängen hervorstechen sollen. Die meisten Anleitungen beschränken sich auf Betreffzeilen und CTAs. Hier sind jedoch einige moderne Elemente, mit denen Sie das Aussehen und die Leistung Ihrer E-Mails verbessern können.
1. Interaktive Elemente (Umfragen, Hover-Effekte, AMP)
Diese ermöglichen den Lesern, mit Ihrer E-Mail zu interagieren, ohne sie zu verlassen – beispielsweise durch die Teilnahme an einer Umfrage, das Erweitern von Inhalten oder sogar das Absenden eines Formulars.
Warum es darauf ankommt:
Es reduziert Reibung. Anstatt jemanden zu bitten, auf einen Link zu klicken und eine Seite zu laden, halten Sie die Interaktion direkt im Posteingang.
Häufige Anwendungsfälle:
- Produkt-Feedback-Umfragen
- Eingebettete Terminauswahl
- Ausblendbare Inhaltsbereiche
2. Personalisierung, die wirklich persönlich ist
Es reicht nicht aus, den Vornamen einer Person anzugeben. Echte Personalisierung spiegelt das Unternehmen, die Rolle, das Verhalten oder die Interessen des Empfängers wider.
Warum es darauf ankommt:
Es zeigt Mühe und Relevanz. Die Leute antworten eher, wenn Ihre E-Mail eindeutig nicht Massenversand.
Was funktioniert besser:
- Verweis auf einen aktuellen Blogbeitrag oder eine Produkteinführung
- Wertanpassung basierend auf der Berufsbezeichnung oder Branche
- Auslösen von E-Mails basierend auf Aktionen (nicht nur auf Listen)
3. Echtzeitinhalte (Countdowns, Börsenticker, Wetter)
Echtzeitelemente werden dynamisch aktualisiert – auch nachdem die E-Mail gesendet wurde.
Warum es darauf ankommt:
Sie erzeugen Dringlichkeit und Frische. Sie können Live-Countdowns, Preisänderungen oder Echtzeit-Verfügbarkeit direkt im Email.
Anwendungsfälle:
- Event- oder Promo-Countdowns
- Zeitlich begrenzte Angebote
- Anzeige aktueller Lagerbestände oder freier Slots
Zu erkundende Tools: NiftyImages, Liveclicker, Movable Tinte
4. Dynamische Produktblöcke oder Live-Content-Feeds
Anstelle statischer Bilder oder Listen ändern sich diese Blöcke basierend auf Benutzerdaten, Tageszeit oder Inventar.
Warum es darauf ankommt:
Es hält Ihre E-Mail-Inhalte relevant, ohne sie neu zu schreiben oder erneut zu senden. Ideal für E-Commerce oder inhaltsintensive E-Mails.
Beispiele:
- Top-Produkte nach Standort anzeigen
- Automatische Aktualisierung von Blog-Inhalten basierend auf Tags
- Personalisierte Empfehlungen basierend auf früheren Klicks
Sorgen Sie dafür, dass jede E-Mail zählt
Das ist alles, was Sie brauchen, um eine E-Mail zu strukturieren, die klar, vollständig und leicht zu bearbeiten ist.
Sie müssen nicht jede Nachricht überdenken, sondern nur sicherstellen, dass das Wesentliche vorhanden ist.
Das Format ist da. Die Checkliste ist fertig. Der Rest ist nur noch Schreiben und zielgerichtetes Senden.
Richtig gemacht, tritt die Struktur in den Hintergrund und die Botschaft erfüllt ihre Job.
